Kaiku Entertainment Oy:n tietosuojaseloste

KAIKU_1200px_W1-1.jpg


Kaiku Entertainment Oy:n tietosuojaseloste

Asiakkaiden yksityisyys ja tietosuoja ovat Kaiku Entertainment Oy:lle erittäin tärkeässä asemassa ja sitoudumme suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Teemme säännöllistä työtä sekä tietosuojan että tietoturvan osalta ja tarvittaessa kehitämme toimintaamme parantamaan näitä osa-alueita.

Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerromme internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määritelty ja dokumentoitu perusteellisesti. Tietosuojadokumentaatiota päivitämme tarvittaessa ja muutoksista ilmoitamme internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin Kaiku Entertainment Oy:n asiakasrekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

1. Rekisterin pitäjä

Kaiku Entertainment Oy

Y-tunnus: 21469019
Pohjoisranta 20 C 65, 00170 Helsinki
Puh. 0400 463791
Tietosuoja-asioissa yhteydenotot osoitteeseen suvi@kent.fi – Suvi Vainio

2. Rekisterin nimi

Kaiku Entertainment Oy:n sidosyhmärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt

Olemme analysoineet, mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa sidosyhmärekisterimme osalta. Olemme muun muassa määritelleet, millaisia tietoja kerätään ja tallennetaan ja miten kauan tietoja säilytetään. Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittelijät on rajattu toimenkuvien mukaisesti ja tietoja käsittelee ainoastaan sellaiset henkilöt henkilökunnastamme, joiden työnkuva vaatii tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä järjestelmissä on rajattu erilaisten roolien avulla, jolloin käytössä on ainoastaan kulloinkin tarvittava henkilötieto.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus. Periaatteet huomioidaan käytännön tasolla toiminnassamme ja olemme kouluttaneet henkilökuntamme toimimaan periaatteiden mukaisesti.

Manuaalisten, henkilötietoja sisältävien, asiakirjojen käsittelystä on annettu ohjeet henkilökunnalle ja henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti digitaalista.

Rekisterissä olevien tietojen käsittely ja säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksen kannalta. 

Asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Uutiskirjeiden lähettämisen yhteydessä tapahtuvat henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, joka on annettu uutiskirjeen tilauksen yhteydessä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sidosyhmärekisterin henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttö on ennalta määriteltyä. Rekisterin tietoja käytetään:

  • asiakas- tai tekijäsuhteen ylläpitoon

  • laskutukseen

  • rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen

  • asiakaspalveluun ja viestintään

  • tapahtumien järjestämiseen

  • Kaiku Entertainment Oy:n palvelujen markkinointiin

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Osoite

  • Markkinointilupa- tai kielto

  • Tilaus- ja laskutustiedot

  • IP-osoite

  • Järjestelmien kirjautumistietoja, kuten tunnus ja salasana

  • Edellisten, yksilöityjen tietojen muutos- ja lokitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tarjouspyynnön lähettämisen tai tilauksen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lokitietoja kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsitellään Kaiku Entertainment Oy:n ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen tai asiakkaiden toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneidemme kanssa ja velvoitamme heidät kaikki täyttämään laatuvaatimuksemme.

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin muutoin, kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista työnantaja-asiakkaan etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla sekä paperisena lukituissa kaapeissa. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

Verkkosivustomme on rakennettu tietoturvalliseksi. Käytämme suojattua SSL-yhteyttä, palomuureja ja sivustoon kirjautuminen on salasanojen ja käyttäjätunnusten takana. Sivustolle suoritetaan säännölliset päivitykset, mikä vahvistaa sivuston tietoturvaa.

9. Henkilökunnan tietosuojaosaaminen

Henkilökuntaamme koulutetaan säännöllisesti tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn osalta. Seuraamme aktiivisesti alan tietosuojakäytänteitä ja huolehdimme henkilökunnan tietosuojaosaamisen tasosta. Osaamisessa huomioidaan kunkin henkilön rooli ja mikäli toimenkuvaan kuuluu merkittävissä määrin henkilötietojen käsittely, osaamisen on oltava korkealla tasolla.

10. Asiakkaan oikeudet

Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan lähettämällä allekirjoitetun, kirjallisen pyynnön tai sähköpostin kohdassa 1 mainittuihin yhteystietoihin. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia ovat:

  • Oikeus tietoihin

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • Oikeus tietojen poistamiseen

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Käsittelyn vastustamisoikeus

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa huomioidaan Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset määritykset, velvoitteet ja rajoitukset.

11. Evästeet

Sivustoillamme ei ole evästeitä.